(趣旨)

第1条　この訓令は，富谷市における文書の取扱いに関し，別に定めるもののほか，必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第1条の2　この訓令において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は，全て正確かつ迅速に取り扱い，常にその処理経過を明らかにし，もって事務能率の向上に努めなければならない。

(総務課長の職務)

第3条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は，文書事務を総括し，文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し，必要があると認めるときは，当該事務の処理に関し調査を行い，報告を求め，又は指導しなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第4条　各課に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。

(主任の職務)

第5条　主任は，次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(文書関係帳簿)

第6条　総務部総務課(以下「総務課」という。)には，次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

(文書の種類)

第6条の2　文書の種類は，次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には，記号及び番号を付けなければならない。

(文書の収受及び配布)

第8条　市に送達された文書は，総務課において受領し，次の各号に定めるところにより，配布しなければならない。この場合において，総務課において受領した文書のうち，総務課長が配布前に市長及び副市長の閲覧を受ける必要があると認めるもの及び次項に定めるものを除き，主務課において収受するものについては，受領後速やかに，主務課に配布するものとする。

(料金未納等郵便物の収受)

第9条　送達された文書のうち，郵便料金の未納又は不足のものがあるときは，その料金を支払って受領するものとする。

(誤配文書の回送)

第10条　主務課長は，第8条の規定により配布された文書のうち，その所管に属さないものがあるときは，直ちに総務課に回送しなければならない。

(未経由文書の回送)

第11条　主務課長は，総務課を経由しないで，文書(次条に定める文書を除く。)を受け取ったときは直ちに総務課に回送して所定の手続を求めなければならない。

(文書収受の特例)

第12条　定例かつ軽易な文書で窓口事務を所掌する課において大量に収受するものについては，総務課長の承認を得て，直接当該課において収受することができる。

(勤務時間外に送達された文書の収受等)

第13条　勤務時間外に送達された文書は，別に定めるところにより，警備員が受領するものとする。

(文書の処理方針)

第14条　主務課長は，収受し，又は配布された文書を閲覧し，自ら必要な処置をとるほか，所属の職員に指示して速やかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第15条　文書の起案は，次の各号により処理できるものを除き，回議用紙(様式第16号)を用いなければならない。

(文書の処理期限)

第16条　主務課長は，処理期限のある文書については，当該期限内に処理するように努めなければならない。

(起案の要領)

第17条　文書の起案に際しては，次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(例文の作成及び登録)

第17条の2　例文は，各課において共通に使用できるものにあっては総務課長が，その他のものにあっては当該主務課長が総務課長と協議して作成するものとする。

(回議書の作成要領)

第18条　回議書の作成に際しては，次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議の要領)

第19条　回議書を回議するときは，職別の順で査閲又は決裁を受けなければならない。

(回議の促進)

第19条の2　回議書の回議に際しては，次の各号に掲げる事項に留意し，回議の促進に努めなければならない。

(合議後の通知)

第19条の3　主務課長は，合議した回議書の決裁の趣旨が当初の起案の趣旨と異なるとき，又は当初の起案が廃案となったときは，速やかに合議した部長及び課長にその旨通知しなければならない。

(文書の審査)

第20条　回議書のうち市長，副市長，部長又は福祉事務所長名で施行する文書については，主務課長の決裁又は査閲を終わった後(他の課長に合議を要するものについては，合議が終わった後)総務課長の審査を受けなければならない。ただし，例文が登録された文書，法令等に様式の定めがある文書，公印の押印を省略できる文書その他総務課長が適当と認めた文書については，主務課の主任の審査を受けるものとする。

(例規整備の促進)

第21条　主務課長は，常に例規の整備に努め，条例等の制定又は改廃を必要とするときは，適宜な処置を講じなければならない。

(決裁済の表示)

第21条の2　総務課長の審査に係る決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)には，総務課長が決裁済印(様式第17号)を押すものとする。ただし，主任の審査に係るものにあっては当該主任が決裁済の年月日を原議の所定欄に表示し，これに代えるものとする。

(施行文書の処理)

第22条　施行を要する原議は，特に施行日を指定されたもののほかは，速やかに施行しなければならない。

(文書の施行者名)

第23条　文書の施行者名は，市長名とする。ただし，法令に別段の定めがあるときは，この限りでない。

(文書の日付)

第24条　施行する文書の日付は，発送する日としなければならない。

(文書施行の登録)

第25条　施行を要する原議(課長名で施行する文書を除く。)は，次の各号に掲げる文書の種類ごとに，それぞれ当該各号に掲げる簿冊に登録し，原議に番号を付さなければならない。ただし，課長名で施行する文書その他軽易なものについては，この限りでない。

(浄書及び校合)

第26条　施行する文書は，主務課において浄書及び校合をするものとする。

(公印等の押印)

第27条　施行する文書には，公印を押さなければならない。ただし，次の各号に掲げるものについては，公印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第28条　施行する文書は，総務課において発送しなければならない。ただし，特に緊急を要するものその他特別の事情があるものは，あらかじめ，総務課長の承認を受け，主務課において発送することができる。

(発送済の表示)

第29条　発送済の原議には，所定欄に発送年月日を記載しなければならない。

(文書の処理促進)

第30条　主務課長は，処理期限のある文書について，常にその処理状況を把握しておくものとし，処理が完了していないものがある場合には，速やかにその処理に当たらなければならない。

(文書の整理)

第31条　主務課長は，未完結文書又は完結文書に区分して，その所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の持出し等の禁止)

第32条　文書は，上司の許可を得ないで，庁外に持ち出し，又は職員以外の者に示し，若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び製本)

第33条　完結文書は，主務課において次の各号に掲げるところにより，文書分類の基準に従い，編集し，及び製本しなければならない。

(文書の保存種別及び保存年限)

第34条　文書の保存種別は，次の各号に掲げるとおりとし，その保存年限は，法令その他に定めがあるもののほか，それぞれ当該各号に定めるとおりとする。

(文書の保存種別の標準)

第35条　前条第1項に規定する文書の保存種別の標準は，別に定める。

(文書の分類，文書簿冊名等)

第36条　文書の分類及び文書簿冊名並びに文書簿冊名ごとの保存年限は，総務課長が別に定める文書分類表によるものとする。

(文書の保存)

第37条　完結文書の保存は，主務課長が行うものとする。

(文書の廃棄)

第38条　主務課長は，保存年限を経過した文書は，速やかに廃棄しなければならない。

(歴史的価値又は文化的価値のある文書の保存)

第39条　主務課長は，前条第1項の規定により廃棄しようとする文書で，歴史的価値又は文化的価値を有すると認められるものについては，総務課長と協議の上，これを保存することができる。